DASAR DAN FUNGSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI BISNIS

DASAR DAN FUNGSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI BISNIS

Oleh: Winaria Lubis

Gambar 1

A.   Hakikat Bisnis

Kata “bisnis” diadaptasi dari bahasa Inggris business yang artinya kesibukan. Dalam konteks sederhana, yang dimaksud dengan kesibukan adalah melakukan suatu aktivitas atau pekerjaan yang memberikan keuntungan pada seseorang. Dalam konteks aktivitas, pengertian bisnis adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh perorangan maupun organisasi yang melibatkan aktivitas produksi, penjualan, pembelian, maupun pertukaran barang atau jasa, dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan atau laba. Sedangkan dalam konteks entitas, pengertian bisnis adalah suatu organisasi atau badan lain yang bergerak dalam kegiatan komersial, profesional, atau industri, untuk memperoleh keuntungan.

Dari penjelasan tersebut dapat kita pahami bahwa penggunaan kata “bisnis” dapat merujuk pada tiga hal, tergantung lingkupnya, yaitu:

1)    Badan Usaha, yaitu kesatuan yuridis, teknis, dan ekonomis untuk mencari keuntungan.

2)    Sektor pasar tertentu, misalnya pasar modal.

3)    Seluruh aktivitas pada komunitas produsen barang dan jasa.

Menurut Hughes dan Kapoor, definisi bisnis adalah suatu kegiatan individu yang terorganisasi untuk menghasilkan dan menjual barang dan jasa guna mendapatkan keuntungan dalam memenuhi kebutuhan masyarakat. Brown dan Pretello berpendapat bahwa bisnis adalah lembaga yang menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat serta semua hal yang mencakup berbagai usaha yang dilakukan pemerintah maupun swasta tidak peduli mengejar laba ataupun tidak.

Menurut Jeff Madura, pengertian bisnis adalah perusahaan yang menyediakan produk atau layanan yang diinginkan oleh pelanggan. Sedangkan menurut L. R. Dicksee, definisi bisnis adalah suatu bentuk aktivitas yang utamanya bertujuan untuk memperoleh keuntungan bagi yang yang mengusahakan atau yang berkepentingan dalam terjadinya aktivitas tersebut.

Konsep bisnis adalah ide fundamental yang ada di balik sebuah bisnis. Berdasarkan konsep tersebut, pengusaha dapat mengembangkan model bisnis, rencana bisnis, serta visi dan misi dari bisnis.

Sebagai contoh, Gojek berawal dari konsep layanan transportasi murah yang terintegrasi dengan banyak pengemudi sepeda motor dan taksi. Hasilnya, saat ini banyak pengemudi sepeda motor dan mobil yang menjadi partner Gojek.

Pada umumnya dalam konsep bisnis terdapat beberapa komponen utama, yaitu:

1)    Strategi Inti (Core Strategy), yaitu visi dan misi dari sebuah bisnis yang meliputi hal-hal ideal yang diharapkan dari bisnis tersebut.

2)    Sumber Daya Strategis (Strategic Resources), yaitu semua yang berhubungan dengan kompetensi utama, proses inti, dan aset strategis.

3)    Perantara Pelanggan (Customer Interface), yaitu semua yang berhubungan dengan informasi, dukungan dan pemenuhan, dinamika hubungan, dan struktur harga.

4)    Jaringan Nilai (Value Network), yaitu semua jaringan nilai yang dapat memperkuat dan melengkapi sumber daya perusahaan.

Tujuan utama dari semua bisnis adalah untuk mendapatkan laba dengan memproduksi dan menjual barang atau jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat. Selengkapnya, beberapa tujuan bisnis adalah sebagai berikut:

1)     Untuk memperoleh keuntungan dari kegiatan bisnis.

2)     Untuk pengadaan barang ataupun jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat.

3)     Untuk mencapai kesejahteraan pemilik faktor produksi dan masyarakat.

4)     Menciptakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat.

5)     Untuk menunjukkan eksistensi suatu perusahaan dalam jangka panjang.

6)     Untuk meningkatkan kemajuan dan pertumbuhan ekonomi masyarakat secara umum.

7)     Untuk menunjukkan prestise dan prestasi.

Semua kegiatan bisnis berfungsi untuk membuat sesuatu yang awalnya kurang bernilai menjadi sesuatu yang bernilai tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan masyarakat setelah diolah. Secara umum, adapun beberapa fungsi bisnis adalah sebagai berikut:

1)     Form Utility, yaitu fungsi produksi di mana sebuah bisnis menghasilkan suatu barang atau jasa yang dibutuhkan masyarakat. Misalnya, perusahaan furniture, perusahaan jasa keuangan.

2)     Place Utility, yaitu fungsi distribusi di mana sebuah bisnis menyalurkan suatu barang/ jasa ke lokasi terdekat yang bisa dijangkau konsumen.

3)     Possessive Utility, yaitu fungsi penjualan dalam bisnis di mana sebuah perusahaan menjual suatu produk ke konsumen yang membutuhkan, baik itu barang maupun jasa.

4)     Time Utility, yaitu fungsi penyimpanan dan pemasaran dalam bisnis, di mana barang pada saat itu kurang bermanfaat untuk nanti dikeluarkan pada saat barang tersebut lebih bermanfaat.

 

Sedangkan menurut Steinhoff dalam bukunya The World of Business (1979), ada tiga fungsi utama dari suatu bisnis, yaitu:

1)  Acquiring Raw Material, yaitu untuk mencari bahan mentah.

2) Manufacturing Raw Materials Into Product, yaitu mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.

3) Distributing Product to Consumers, yaitu untuk menyalurkan produk yang dihasilkan kepada konsumen.

Saat ini ada banyak jenis bisnis yang dijalankan oleh para pengusaha. Secara umum bisnis dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, antara lain:

1.    Bisnis Manufaktur

Bisnis manufaktur adalah bisnis di bidang pengolahan bahan baku atau bahan mentah menjadi bahan jadi. Pelaku usaha di bidang manufaktur adalah produsen yang mengembangkan suatu produk dan menjualnya ke konsumen, baik secara langsung maupun melalui perantara (distributor).

Beberapa contoh bisnis di bidang manufaktur di antaranya:

a.     Pabrik plastik.

b.    Pabrik baja.

c.     Pabrik tekstil.

d.    Pabrik kertas.

e.     Perusahaan mebel.

f.     Pabrik otomotif.

g.    Dan lain sebagainya.

2.    Bisnis Jasa

Bisnis jasa adalah bisnis yang kegiatannya menciptakan dan menjual produk tak berwujud, yaitu jasa atau layanan kepada konsumen untuk menghasilkan keuntungan. Beberapa contoh bisnis di bidang jasa di antaranya:

a.     Jasa perawatan, misalnya salon.

b.    Jasa pendidikan, misalnya sekolah.

c.     Jasa kesehatan, misalnya rumah sakit.

d.    Jasa keuangan, misalnya Bank.

e.     Jasa konsultan, misalnya konsultan keuangan.

f.     Jasa konstruksi bangunan.

 

3.    Bisnis Perdagangan

Perdagangan adalah jenis bisnis di bidang perniagaan yang membeli produk dari produsen atau mitra lainnya, lalu menjual kembali produk tersebut secara eceran ke konsumen akhir. Jenis bisnis ini berperan sebagai perantara antara produsen dengan konsumen. Beberapa contoh bisnis di bidang perdagangan di antaranya:

a.     Toko kelontong.

b.    Toko pakaian.

c.     Toko grosir.

d.    Supermarket.

e.     Dan lain sebagainya.

 

4.    Bisnis Ekstraktif

Bisnis ekstraktif adalah jenis bisnis yang kegiatan usahanya menambang atau menggali barang tambang di dalam bumi dimana produk yang dihasilkan merupakan bahan mentah untuk diolah kembali. Beberapa contoh bisnis di bidang ekstraktif di antaranya:

a.     Tambang emas.

b.    Tambang minyak bumi.

c.     Tambang gas bumi.

d.    Tambang tembaga.

e.     Dan lain sebagainya.

 

5.    Bisnis Agraris

Bisnis agraris atau agribisnis adalah jenis bisnis yang kegiatan usahanya di bidang pertanian, perkebunan, peternakan, perikanan, dan kehutanan. Beberapa contoh bisnis di bidang agraris di antaranya:

a.     Bercocok tanam padi di sawah.

b.    Perusahaan kebun kelapa sawit.

c.     Budidaya tanaman obat atau herbal.

d.    Perkebunan sayur organik.

e.     Dan lain sebagainya.

Contoh Bisnis dan Perusahaannya:

Seperti yang dijelaskan di atas bahwa pengertian bisnis ini pada akhirnya akan merujuk pada sektor tertentu. Pada tabel berikut ini dijelaskan beberapa contoh bisnis berdasarkan jenisnya.

No	Jenis Bisnis	Sektor Bisnis dan Contoh Perusahaan
1	Bisnis Manufaktur	1. Otomotif & Komponen: PT. Astra International Tbk. 2. Tekstil & Garmen: PT. Sri Rejeki Isman Tbk. 3. Makanan dan Minuman; PT. Delta Djakarta Tbk 4. Semen: PT. Holcim Tbk. 5. Logam: PT. Alaska Industrindo Tbk. 6. Kimia: PT. Barito Pasific Tbk. 7. Plastik & Kemasan: PT. Berlina Tbk. 8. Kayu & Pengolahannya: PT. Alkindo Naratama Tbk. 9. Farmasi: PT. Indofarma Tbk. 10. Peralatan Rumah Tangga: PT. Kedawung Setia Industrial Tbk.
2	Bisnis Jasa	1. Transportasi: PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. 2. Telekomunikasi: PT. Indosat Tbk, PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk. 3. Keuangan: PT. Bank Central Asia Tbk. 4. Kesehatan: PT Siloam International Hospitals Tbk. 5. Pendidikan: PT Nurul Fikri Cipta Inovasi. 6. Konstruksi: PT Adhi Karya (Persero) Tbk.
3	Bisnis Perdagangan	1. Consumer Goods: PT. Matahari Putra Prima Tbk (Hypermart), PT Hero Supermarket Tbk, PT. Indomarco Prismatama (Indomaret). 2. Peralatan Teknik: PT. Bestoolindo.
4	Bisnis Ekstraktif	1. Tambang Batu Bara: PT. Adaro Energy Tbk, PT. Aldiron Petra Tbk, PT. Baramulti Suksessarana Tbk. 2. Tambang Minyak Bumi: PT. Chevron Pacific Indonesia, PT. Pertamina (Persero) Tbk, PT. ConocoPhilips Indonesia Inc Ltd.
5	Bisnis Agraris	1. Perkebunan: PT. Tunas Baru Lampung Tbk, PT. Andira Agro Tbk, PT. Austindo Nusantara Jaya Tbk. 2. Perikanan: PT. Dharma Samudera Fishing Industries Tbk. 3. Peternakan: PT. Estika Tata Tiara Tbk. 4. Pertanian: PT. BISI International Tbk.

Gambar 2

2. Manajemen dalam Organisasi Bisnis

Dalam menjalankan bisnis, seseorang perlu mendalami tentang ilmu manajemen. Manajemen bisnis inilah yang dapat membantu Anda dalam mengelola dan menjalankan bisnis secara benar dan tepat agar dapat mencapai target-target yang ditetapkan. Tanpa adanya hal tersebut, usaha atau bisnis Anda bisa berantakan dan terlantar.

Pentingnya pengorganisasian menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik. Dengan kata lain, salah satu bagian tugas pengorganisasian adalah mengharmoniskan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya ke suatu arah tertentu (George K. Terry).

Sebenarnya yang dimaksud dalam tulisan di atas adalah perlu adanya tindakan-tindakan simultan units individu atau yang terpisah dan secara bersama-bersama dapat menghasilkan suatu efek total yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah komponen-komponen individual. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus yang dapat menimbulkan efek yang sangat baik dalam upaya menggerakkan seluruh aktifitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.

1.    Fungsi Manajemen menurut George R.Terry:

a.    Planning

b.    Organizing

c.    Actuating

d.    Controlling

2.    Fungsi Manajemen menurut Luther Gulick:

a.    Planning

b.    Organizing

c.    Stafing

d.    Directing

e.    Coordinating

f.     Reporting

g.    Controlling

3.    Fungsi Manajemen menurut Ernest Dale:

a.    Planning

b.    Organizing

c.    Staffing

d.    Directing

e.    Innovating

f.     Respecting

g.    Controlling

Manajemen pada prinsipnya bagaimana mengatur kegiatan agar berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan secara optimal sesuai dengan yang diinginkan. Tujuan yang diharapkan tersebut akan berhasil dengan baik bilamana kemampuan manusia yang terbatas baik pengetahuan, teknologi, skill maupun waktu yang dimiliki itu dapat dikembangkan dengan membagi tugas pekerjaannya, wewenang, dan tanggung jawabnya kepada orang lain sehingga secara sinergis dan simbiosis mutualisme membentuk kerjasama yang baik maka tidak ada “manajemen”. Kalaupun ada adalah manajemen tradisional atau otoriter.

Manajemen dikatakan penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, pada dasarnya:

1) Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.

2)    Suatu organisasi akan berhasil guna dan berdaya guna.

3)    Manajemen yang baik dapat meningkatkan kinerja dari semua potensi yang dimiliki.

4)    Manajemen yang baik akan menghindari dan mengurangi pemborosan.

5)    Manajemen merupakan suatu pedoman pemikiran dan tindakan kegiatan organisasi.

6)  Manajemen yang baik selalu mengedepankan kerjasama, keharmonisasi, komunikasi yang kontruktif, seimbang, searah saling menghormati, dan menghargai mencintai sebagai tujuan dapat dioptimalkan.

7)  Manajemen diperlukan untuk kemajuan, pertumbuhan, dan perkembangan agar lebih baik lagi.

C.   Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan suatu aktifitas yang berhubungan antara aktifitas satu dengan aktifitas lainnya. Aktifitas tersebut tidak hanya dalam hal mengelola orang-orang yang bekerja di suatu perusahaan, melainkan mencakup tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai sasaran melalui pemanfaatan sumber daya yang ada. Rangkaian aktifitas ini dinamakan proses manajemen, sedangkan orang yang memimpin dan mengatur proses manajemen disebut manajer.

Manajemen merupakan hal yang penting bagi suatu organisasi atau instansi untuk mencapai tujuan dari organisasi atau instansi tersebut. Dalam manajemen sendiri bertujuan untuk mengatur dan mengelola sumber daya yang tersedia dalam organisasi atau instansi.

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti mengendalikan, terutamanya mengendalikan kuda yang mana dalam bahasa Latin disebut manus yang berati tangan. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti kepemilikan kuda di mana dalam bahasa Inggris dan Italia yang berarti seni mengendalikan. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Menurut Mary Parker Follet (dalam Handoko, 2014:8), mendefinisikan bahwa: Manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan.

Menurut G.R Terry (dalam Hasibuan, 2014:2), menyatakan bahwa: Manajemen adalah suatu proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pergerakan dan pengendalian untuk menentukan serta mencapai tujuan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Menurut John D. Millet (dalam Sukarna, 2011: 2) Management Is The Process Oif Directing And Facilitating The Work Of People In Formal Group To Achieve A Desired End (Manajemen adalah proses pembimbingan dan pemberian fasilitas terhadap pekerjaan orang-orang yang terorganisir dalam kelompok formil untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki).

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu ilmu yang digunakan untuk mengatur orang lain dalam suatu organisasi agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien sehingga mampu mencapai tujuan dari organisasi tersebut.

 

D.   Jenis Manajemen yang Diperlukan untuk Bisnis

Agar bisnis dapat berjalan optimal dan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, diperlukan beberapa jenis manajemen lain untuk diterapkan, yaitu:

1.  Manajemen Keuangan

Sesuai namanya, manajemen keuangan berfungsi untuk mengatur keuangan perusahaan agar arus kas berjalan stabil sehingga pengeluaran tidak lebih besar daripada pemasukan bisnis. Dengan adanya pengelolaan keuangan, seluruh komponen keuangan bisnis juga akan terdata secara rapi, memudahkan Anda untuk melakukan analisis dan meningkatkan peluang untuk pengambilan keputusan yang lebih akurat dan strategis.

Agar lebih optimal, penggunaan teknologi seperti Sleekr Accounting sangat disarankan karena dapat melakukan integrasi perbankan dengan sistem yang otomatis. Seluruh data keuangan, mulai dari profit margin hingga utang piutang juga tersedia secara real time sehingga Anda bisa selalu mendapatkan data terbaru.

2.  Manajemen SDM

Ada banyak unsur yang berperan dalam kesuksesan bisnis. Salah satu yang terpenting adalah sumber daya manusia (SDM). Manusia lah yang menjadi pemegang kontrol terhadap unsur-unsur lainnya, contohnya seperti uang, material, atau mesin. Karena perannya yang amat krusial, diperlukan penanganan khusus yang disebut juga dengan manajemen SDM. Dengan adanya pengelolaan yang tepat, SDM diharapkan bisa saling bekerja sama secara baik, efektif, dan efisien sehingga tujuan dapat tercapai.

3.  Manajemen Operasional

Dalam bisnis, manajemen operasional dapat membantu Anda untuk memastikan bahwa kegiatan operasional sehari-hari berjalan sesuai rencana dan kebijakan yang berlaku. Kegiatan operasional ini mencakup segala hal yang berhubungan dengan proses produksi, mulai dari bahan baku, mesin, teknologi hingga metode yang diterapkan dalam mengubah bahan baku menjadi produk tertentu.

Dengan adanya pengelolaan operasional, Anda bisa memastikan kualitas terbaik untuk bahan baku, mengetahui jumlah bahan baku yang harus disediakan, waktu yang dibutuhkan dalam proses produksi, bagaimana cara melakukan efisiensi waktu serta tenaga, dan masih banyak yang lainnya.

4.  Manajemen pemasaran

Agar produk bisa sampai di tangan pengguna, Anda membutuhkan pemasaran. Terlebih jika produk Anda tergolong baru, maka Anda harus menjadi pihak yang lebih aktif melakukan promosi untuk membuat target market mengetahui kehadiran produk Anda. Proses pemasaran lah yang bisa membantu Anda dalam hal ini, yakni melalui beberapa strategi pilihan yang memiliki peluang paling tinggi untuk membawa kesuksesan.

 

E.    Fungsi Manajemen dalam Organisasi

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), organisasi berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.

Pengorganisasian bertujuan untuk membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Proses organisasi yang lazim ditempuh sebagai berikut:

1.    Membagi pekerjaan yang akan dilakukan, menetapkan tugas-tugas dan tanggung jawab.

2.    Membentuk susunan jabatan dan peranan dengan pemberian nama.

3.    Membentuk sistem-sistem kekuasaan dan status formal

4.    Membentuk suatu struktur organisasi untuk melakukan komunikasi-komunikasi internal.

George R. Terry, 1958 dalam bukunya Principles of Management (Sukarna, 2011: 10) membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) dan Controlling (Pengawasan). Keempat fungsi manajemen ini disingkat dengan POAC.

Gambar 3

Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

Gambar 4

1. Planning (Perencanaan)

George R. Terry dalam bukunya Principles of Management (Sukarna, 2011: 10) mengemukakan tentang Planning sebagai berikut, yaitu: Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation to proposed of proposed activation believed necesarry to accieve desired result (Perencanaan adalah pemilih fakta dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan atau asumsi-asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian tidak dapat diwujudkan tanpa ada hubungan dengan yang lain dan tanpa menetapkan tugas - tugas tertentu untuk masing-masing unit. George R. Terry dalam bukunya Principles of Management (Sukarna, 2011:38) mengemukakan tentang organizing sebagai berikut, yaitu: Organizing is the determining, grouping and arranging of the various activities needed necessary for the attainment of the objectives, the assigning of the people to thesen activities, the providing of suitable physical factors of enviroment and the indicating of the relative authority delegated to each respectives activity (Pengorganisasian ialah penentuan, pengelompokkan, dan penyusunan macam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, penempatan orang-orang (pegawai), terhadap kegiatan-kegiatan ini, penyediaan faktor-faktor fisik yang cocok bagi keperluan kerja dan penunjukkan hubungan wewenang, yang dilimpahkan terhadap setiap orang dalam hubungannya dengan pelaksanaan setiap kegiatan yang diharapkan).

3. Actuating (Pelaksanaan/Penggerakan)

Menurut George R. Terry dalam bukunya Principles of Management (Sukarna, 2011: 82) mengatakan bahwa: Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strike to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning and organizing efforts (Penggerakan adalah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar supaya berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan).

 

4. Controlling (Pengawasan)

Menurut George R. Terry (Sukarna, 2011: 110) mengemukakan bahwa: Controlling can be defined as the process of determining what is to accomplished, that is the standard, what is being accomplished. That is the performance, evaluating the performance, and if the necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is conformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standard, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan, dan bila mana perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standard atau ukuran). Pengawasan mempunyai perananan atau kedudukan yang penting sekali dalam manajemen, mengingat mempunyai fungsi untuk menguji apakah pelaksanaan kerja teratur tertib, terarah atau tidak. Dengan demikian control mempunyai fungsi untuk mengawasi segala kegaiatan agara tertuju kepada sasarannya, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Fungsi organisasi adalah proses yang ditempuh untuk menyusun atau membentuk suatu organisasi. Salah satu tugas penting organisasi adalah menciptakan hubungan yang harmonis dalam suatu kelompok yang terdiri dari berbagai individu dan berbagai macam kepentingan.

 

F.    Fungsi Manajemen dalam Organisasi Menurut Para Ahli 

 

1.    Menurut George R.Terry

                                a.  Perencanaan (Planning);

                                b.  Pengorganisasian (Organizing);

                                c.  Penggerakan (Actuating);

                                d.  Pengawasan (Controlling).

 

2.    Menurut Luther M. Gulick

                                a.  Perencanaan (Planning);

                                b.  Mengorganisir (Organizing);

                                c.  Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing);

                                d.  Mengarahkan (Directing);

                                e.  Menyelaras/Mengkoordinir (Coordinating);

                                 f.  Melaporkan (Reporting);

                                g.  Menyusun Anggaran (Budgeting).

 

3.    Menurut Henry Fayol

                                a.    Perencanaan (Planning);

                                b.    Mengorganisir (Organizing);

                                c.    Memerintah (Commanding);

                                d.    Mengkoordinir (Coordinating);

                                e.    Mengawasi (Controlling).

 

4.    Menurut Koontz dan O. Donnel

                                a.    Perencanaan (Planning);

                                b.    Mengorganisir (Organizing);

                                c.    Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing);

                                d.    Mengarahkan (Directing);

                                e.    Mengawasi (Controlling).

 

G.   Bentuk Struktur Organisasi

1.    Organisasi Garis

Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri struktur organisasi garis adalah sebagai berikut:

a.  Organisasi masih kecil, praktis, dan sederhana.

b.  Jumlah karyawan sedikit.

c.  Pimpinan dan semua karyawan saling mengenal.

d.  Spesialisai kerja belum tinggi.

e.  Hanya mengenal satu komando.

f.   Struktur organsasi sangat sederhana

2.    Organisasi garis dan staf

Organisasi garis dan staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut:

a.  Dipergunakan dalam organisasi yang bersifat komplek.

b.  Daerah kerjanya luas, karyawannya banyak.

c.  Ada dua kelompok karyawan, yaitu kelompok staf sebagai penasihat dan kelompok

     garis sebagai pelaksana

d.  Mempunyai bidang-bidang yang beraneka ragam dan rumit.

3.    Organisasi fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Ciri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

a.  Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

b.  Setiap pemimpin dapat menerima perintah dari pimpinan mana saja asal lebih tinggi kedudukannya

c.  Tidak terlalu menekankan pada struktur hierarki.

 

H.   Peranan Manajemen dalam Organisasi

Setelah kita membaca dan mengethaui fungsi manajemen dalam organisasi di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa peranan manajemen dalam organisasi yaitu mengatur struktur organisasi manajemen sesuai kehendak yang perusahaan inginkan, membantu manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam perusahaan tersebut, akan mendapatkan pengambilan keputusan yang cepat dalam perusahaan, organisasi akan tersusun dengan baik. Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan 

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer:

1.    Peran Interpersonal.

Peran interpersonal adalah hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi:

a.  Figurehead (Simbol Pemimpin); Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

b.  Leader (Pemimpin); Menjadi pemimpin yang memberi motivasi para karyawan atau bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

c. Liaison (Penghubung); Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2.    Peran Informasi.

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi:

a. Monitor (Pemantau); Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

b.  Disseminator (Penyebar); Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

c.    Spokeperson (Juru Bicara); Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

3.    Peran Pengambil Keputusan.

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi:

a.    Entrepreneur (Kewirausahaan); Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

b.    Disturbance Handler (Penyelesai Permasalahan); Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

c.    Resource Allicator (Pengalokasi Sumber Daya); Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

d.    Negotiator (Negosiator); Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

 

I.      Konsep Manajemen dalam Organisasi 

1.    Manajemen sebagai Ilmu 

Dikemukakan oleh Luther Gullich, manajemen adalah suatu bidang pengarahan yang berusaha memahami mengapa dan bagaimana orang bekerja sama untuk mencapai sebuah tujuan.

Manajemen sebagai ilmu pengetahuan itu sendiri telah dipelajari sejak lama dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan di dalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini kemudian diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diwujudkan dalam bentuk suatu teori.

Fungsi manajemen sebagai ilmu pengetahuan adalah untuk menerangkan fenomena-fenomena sehingga dapat memberikan arahan pada manajer atas apa yang harus dia kerjakan.

2.    Manajemen sebagai Seni.

Dikemukakan oleh Henry M Boettinger manajemen adalah seni dalam mengambil keputusan artinya manajemen merupakan kemampuan, kemahiran, atau keterampilan menerapkan prinsip-prinsip serta tehnik-tehnik dalam memanfaatkan sumber daya secara berdaya guna untuk merealisasi tujuan. Sedang manajemen sebagai suatu seni, di sini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang lain. Bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama? Pada hakikatnya kegiatan manusia umumnya adalah mengatur (managing). Untuk mengaturnya diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.

Fungsi manajemen sebagai seni adalah untuk mencapai tujuan yang nyata, mendatangkan hasil atau manfaat.

3.    Manajemen sebagai suatu Profesi 

Manajemen diartikan sebagai profesi, karena manajemen membutuhkan keahlian tertentu dalam mencapai tujuan. Pada zaman moderen ini, semua jenis kegiatan harus dimanajemeni, dalam arti aturan yang jelas dan sekarang boleh dikata bahwa bidang manajemen sudah merupakan suatu profesi bagi ahlinya. Mengapa demikian? Karena dalam kegiatan apapun pekerjaan harus dikerjakan secara efisien dan efektif, sehingga diperoleh masukan atau input yang besar.

Edgar H Schein dalam bukunya yang berjudul Organization Socialization and The Profession on Management menguraikan karakteristik atau kriteria-kriteria sesuatu bisa dijadikan suatu profesi yaitu para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku dalam situasi dan lingkungan. Hal ini banyak ditunjang dengan banyaknya pendidikan-pendidikan yang tujuannya mendidik siswanya menjadi seorang professional, misalnya: Akademi Pendidikan Profesi Manajemen, kursus-kursus atau program-program latihan, dan lain sebagainya.

Para profesional memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja tertentu, ini tidak didasarkan pada keturunan, favoritas, suku bangsa, agama dan kriteria-kriteria lainnya.

J.    Tujuan dalam Manajemen

Setiap kegiatan yang dilakukan manusia diharapkan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Seperti kita ketahui, tujuan dalam manajemen sangat penting karena tujuan tersebut dapat mewujudkan suasana kerjasama yang aktif, inofatif, kreatif, efektif, menyenangkan dan bermakna bagi para karyawan atau anggota.

1. Terciptanya karyawan atau anggota yang aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, ahlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan negara.

2. Terpenuhinya salah satu dari 4 (empat) kopetensi bekerja para anggota serta tertunjangnya kopetensi manajerial para atasan dan anggota sebagai manajer.

3.  Tercapainya tujuan yang lebih efektif dan efisien dalam sebuah organisasi.

4.  Terbekalinya tenaga profesional dengan teori tentang proses dan tugas administrasi kepemimpinan (tertunjangnya profesi sebagai manajer atau konsultan manajemen). 

5. Teratasinya masalah mutu pekerjaan karena 80% adalah mutu para pekerja disebabkan karena manajemen.

Berdasarkan tujuan tersebut dapat dipahami bahwa manajemen memiliki paranan penting dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sejak awal.

K.    Organisasi

Ketika enterpreneur memulai bisnis, ia harus menyusun organisasi yang akan dikelolanya. Organisasi adalah kumpulan orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Didalam organisasi, jika tujuan yang ditetapkan ingin dicapai secara efektif dan efisien, maka enterpreneur harus menerapkan konsep manajemen. Manajemen adalah ilmu pengetahuan dan seni dalam mengelola sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Jadi organisasi dan manajemen memiliki keterkaitan yang kuat.

Berdasarkan sifatnya, organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan informal. Organisasi formal menggambarkan interaksi otoritas yang tegas dan hubungan struktural dalam suatu organisasi. Hal ini digambarkan ke dalam struktur organisasi yang mendeskripsikan posisi dan tanggung jawab pekerjaannya. Organisasi informal menggambarkan interaksi dan hubungan antar pekerja, yang membentuk suatu pola yang tidak resmi diciptakan dan diatur oleh manajemen.

Dengan konsep manajemennya, enterpreneur menciptakan organisasi formal, tetapi enterpreneur juga harus menyadari bahwa selalu ada organisasi informal yang dapat memiliki sifat positif dan negatif. Nilai positif akan berperan dalam pencapaian tujuan organisasi. Enterpreneur harus mengelola nilai-nilai yang dalam organisasi informal sehingga tidak merugikan organisasi secara keseluruhan. Perlu melakukan proses mengevaluasi kinerja suatu organisasi serta mengambil tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Di dalam organisasi yang dikelolanya, enterpreneur menentukan struktur organisasi, yaitu pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokkan dalam suatu organisasi. Struktur organisasi ini harus dapat menerjemahkan strategi perusahaan. Keberadaan struktur organisasi dapat mempengaruhi prilaku, motivasi, kinerja, kerja sama dan hubungan antar kelompok didalam organisasi.

Enterpreneur sebagai pemimpin organisasi memiliki tugas untuk menciptakan struktur organisasi yang dapat mendorong karyawan untuk bekerja keras dan mengembangkan sifat sportif. Disamping itu juga memfasilitasi individu dan kelompok untuk bekerja sama secara efektif. Secara umum terdapat 4 jenis struktur organisasi yaitu struktur organisasi garis, struktur organisasi garis dan staf, struktur organisasi fungsional, dan struktur organisasi matriks.

1.  Struktur organisasi garis

Struktur organisasi ini menerapkan aliran wewenang langsung dari top manajemen kepada manajemen dibawahnya. Pemimipin perusahaaan memeliki kewenangan langsung dalam mengawasi bawahannya. Kelemahan model ini adalah tanggung jawab dipikul sepenuhnya oleh pemimpin perusahaan sehingga dapat terjebak pada pekerjaan yang bersifat administratif sehingga kekurangan waktu untuk memikirkan hal-hal dan rencana yang bersifat strategis. Struktur organisasi jenis ini cocok untuk peusahaan berskala kecil dan menengah. 

2.  Struktur organisasi garis dan staf

Struktur organisasi ini merupakan gabungan antara organisasi lini dan departemen staf. Departemen staf memberikan saran kepada departemen lini. Pengambilan keputusan tetap pada departemen lini. Departemen staf hanya memberikan dukungan tekhnis khusus. Struktur organisasi ini banyak ditemukan pada perusahaan menengah dan besar.

3.  Struktur organisasi fungsional

Pada struktur organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya.

4.  Struktur organisasi matriks

Struktur organisasi ini merupakan suatu desain struktural yang menugaskan para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek yang dipimpin oleh seorang manajer proyek. Manajer proyek mempunyai otoritaas terhadap slat yang terlibat. Jadi slat yang terlibat memiliki dua atasan, yaitu manajer lini dan mannajer proyek. Model ini banyak digunakan diperusahaan besar dan perusahaan multinasional.

Keempat struktur organisasi tersebut semua dapat digunakan sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi suatu organisasi. Enterpreneur harus dapat memastikan bahwa struktur organisasi yang dirancang dapat mendorong mencapai tujuan organisasi. Disamping itu, dengan semakin majunya tekhnologi dan perubahan lingkungan yang semakin dinamis, struktur organisasi hendaknya lebih fleksibel untuk merespon perubahan tersebut.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Handoko. 2014. Manajemen Personalia Sumber Daya Manusia, Edisi. Kedua. Yogyakarta: BPFE.

S. P. Hasibuan. 2014. Manajemen Sumber Daya manusia. Bumi. Aksara Jakarta

Suharyadi, Arissetyanto Nugroho, Purwanto dan Maman Faturohman. 2007. Kewirausahaan, Membentuk Usaha Sukses Sejak Usia Muda. Jakarta: Penerbeit Salemba Empat-UMB

Sukarna. 2011. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Mandar Maju