PENERAPAN MANAJEMEN FUNGSIONAL DALAM ORGANISASI BISNIS
PENERAPAN MANAJEMEN FUNGSIONAL DALAM ORGANISASI BISNIS
A. Pengertian Manajemen Fungsional
Pengertian fungsional
adalah sesuatu hal yang dirancang untuk mampu melakukan satu atau lebih
kegiatan yang praktikal, lebih mengutamakan fungsi dan kebergunaan ketimbang
hal-hal yang berbau dekorasi atraktif (tidak ada fitur yang tidak perlu).
Sedangkan manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai sebuah
tujuan suatu organisasi dengan cara bekerja dalam team.
Manajemen fungsional
adalah sebuah bentuk supaya kontribusi pada dalam suatu departemen dapat
bertahan pada tingkatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengertian
lainnya adalah, manajemen fungsional merupakan sebuah bentuk supaya kontribusi
pada dalam suatu departemen dapat bertahan pada tingkatan yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
Dari pendekatan
fungsional, maka kita dapat menyederhanakan hal tersebut menjadi beberapa
kategori. Berikut ini kategorinya:
1.
Perencanaan
(Planning)
2.
Pengorganisasian
(Organizing)
3. Memimpin (Leading)
Selain itu, dalam
manajemen fungsional kita juga bisa mengetahui Jenis sistem informasi yang
mendukung, seperti:
1.
Sistem
Pemasaran
2.
Pemasaran
Interaktif
3.
Pemasaran
yang Bersasaran
4.
Otomatisasi
Tenaga Penjualan
5.
Sistem
Produksi
6.
Sistem
Sumber Daya Manusia
7. Sistem Akuntansi dan Keuangan
Kontribusi manajemen
fungsional dalam penerapan strategi perusahaan yang terdiri dari: (1) manajemen
produksi; (2) manajemen pemasaran; (3) manajemen keuangan; (4) penelitian dan
pengembangan; dan (5) manajemen sumber daya manusia terhadap pencapaian kinerja
perusahaan berdasarkan pendekatan Balanced Scorecard baik secara simultan dan
parsial.
Manajemen fungsional
parsial terdiri dari: (1) manajemen produksi; (2) manajemen pemasaran; (3)
manajemen keuangan; (4) penelitian dan pengembangan; dan (5) manajemen sumber
daya manusia dalam implementasi strategi perusahaan memberikan kontribusi
positif dan signifikan terhadap pencapaian kinerja perusahaan.
B. Aktivitas
Manajemen Fungsional
Manajemen fungsional
dilihat dari pendekatan manajemen klasik terdiri dari dan merupakan fungsi-fungsi
manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian, pengendalian,
dan pengawasan.
1.
Perencanaan
Perencanaan secara garis
besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi. Definisi perencanaan adalah Pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh
siapa.
Dalam manajemen
perencanaan adalah sebuah patokan untuk mempermudah menejer agar tercapainya
sebuah tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan Untuk itu, perencanaan
yang baik akan mempertimbangkan hal-hal sbb:
a. Kondisi mendatang;
b. Kegiatan yang akan dilaksanakan; dan
c. Periode sekarang rencana dibuat.
Sedangkan kebutuhan
perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi. Manajemen puncak mengarah
pada perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi, dan manajemen
bawah mengarah pada perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit.
Adapun, perencanaan
merupakan suatu proses yang tidak berakhir dan akan dikembangkan perencanaan
kembali, jadi perencanaan bersifat “fleksibilitas, aktif, dinamis,
berkesinambungan, dan kreatif“ disesuaikan dengan tujuan organisasi dan
perkembangan bisnis. Untuk itu, aspek penting dalam perencanaan, adalah:
a. Pembuatan keputusan;
b. Proses pengembangan; dan
c. Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk
memecahkan masalah.
a.
Tujuan
Perencanaan
Tujuan dari perencanaan
menurut pendapat Stephen Robbins dan Mary Coulter, adalah sbb:
1) Memberikan
pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan
dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja
sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa
rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara
serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
2)
Mengurangi
ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk
melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan
tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3) Meminimalisir
pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja
lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang
manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4) Menetapkan
tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses
pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah
proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,
manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
b.
Elemen
Perencanaan,
Elemen perencanaan terdiri
dari sasaran dan rencana, antara lain:
1) Sasaran
Rencana adalah hal yang
ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula
disebut tujuan, sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat
kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi
2 (dua) kelompok, yaitu:
a)
Sasaran
yang dinyatakan (stated goals). Stated goals adalah sasaran yang
dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat
di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik
yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan
dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder
perusahaan.
b) Sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Adapun pendekatan utama
yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya, adalah sbb:
a) Pendekatan
tradisional.
Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran yang sudah ditetapkan dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran.
b) Pendekatan
management by objective (MBO).
Pada pendekatan ini,
sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi
juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran
yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga
produktivitas mereka akan meningkat. Tapi terdapat beberapa kelemahan dalam
pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan
bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja
memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim
berkurang.
c.
Rencana
Rencana atau plan adalah
dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya
mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya.
Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya, sebagai berikut:
1) Berdasarkan
cakupan, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana
operasional.
a) Rencana
strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan organisasi
b) Rencana
operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota
organisasi.
2) Berdasarkan
jangka waktu, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana
jangka pendek.
a) Rencana
jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga
tahun,
b) Rencana
jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.
c) Sementara
rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time
frame.
3) Menurut
kekhususan, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
a) Rencana
direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum,
tidak mendetail. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat
ambiguitasnya tinggi.
b) Rencana
spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan.
4)
Rencana
berdasarkan frekuensi penggunan, yaitu single use atau standing.
a) Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk
dilaksanakan satu kali saja.
b) Standing plans adalah rencana yang berjalan selama
perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur,
peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
d. Jenis Rencana
Organisasi
menggunakan dua rencana utama yaitu: (1) Rencana strategic; (2) Rencana
operasional. Rencana operasional tumbuh dari rencana strategic dan pernyataan
misi. Terdapat empat pokok perbedaan antara rencana strategic dan operasional,
yaitu:
1)
Horison
waktu;
2)
Ruang
lingkup;
3)
Kerumitan
dan dampak; dan
4) Ketidaktergantunga
e. Tahap Dasar Perencanaan
Tahap dasar perencanaan terdiri dari
empat tahap, yaitu :
Tahap 1 : Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3 : Mengidentifikasi segala
kemudahan dan hambatan
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
Tujuan
Gambar 3 – Tahap Dasar Perencanaan
f. Hubungan
Perencanaan dengan Fungsi Manajemen
Perencanaan adalah fungsi yang paling dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi Manajemen; Saling berhubung, Saling tergantung dan berinteraksi. Bagaimana perencanaan dihubungkan dengan fungsi manajemen?
Gambar 4 - Hubungan Perencanaan dengan Manejemen
Contoh hubungan:
a.
Proses
pengaturan kerja bersama sumber daya organisasi
b.
Penyusunan
personalia
c.
Penerapan
dan menentukan kombinasi dari faktor, kekuatan, sumber daya, dan hubungan
mengarahkan dan memotivasi karyawan
d.
Pengawasan
sebagai kreteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana
Menurut Donald C. Mosley
dan Paul H. Pietri: The Art of Working
With and Through People, 1975. Perencanaan dan pengawasan saling
berhubungan erat. Dalam Manajemen disebut “Kembar Siam“.
Tujuan setiap rencana
adalah membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap
pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Para manajer harus dapat menentukan
hubungan-hubungan organisasi, kualifikasi personalia, bagaimana bawahan
diarahkan dan cara pengawasan yang diterapkan.
2. Pengorganisasian
Definisi organisasi dalam
arti umum merupakan sekumpulan atau sekelompok orang (dua atau lebih) yang
secara formal dipersatukan untuk bekerja sama dengan pembagian atau alokasi
tugas dan tanggung jawab tertentu dalam system koordinasi, kooperatif,
dorongan-dorongan, dan pengaturan guna memudahkan pencapaian beberapa tujuan
yang telah ditetapkan.
Definisi pengorganisasian
adalah langkah untuk merancang struktur formal, menetapkan, menggolongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian
wewenang oleh pemimpin kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi
dalam efisiesi.
Organisasi sebagai “proses
pengorganisasian”, yaitu proses penyusunan struktur formal, mengelompokan,
mengatur dan menbagi tugas-tugas pekerjaan di antara para anggota organisasi
agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dan sesuai dengan sumber
daya dan lingkungan organisasi.
Istilah pengorganisasian
dapat digunakan untuk hal-hal sbb:
1)
Cara
manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber
daya organisasi.
2) Bagaimana
organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi dan penugasan seorang
manajer.
3)
Hubungan-hubungan
antara fungsi, jabatan, tuagas dan para karyawan.
4) Cara
para manajer membagi lebih lanjut tugas yang harus dilaksanakan dalam
departemennya dan delegasi wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.
a.
Proses
Pengorganisasian
Menurut Ernest Dale
“Organization“ ada tiga langkah pengorganisasian, yaitu:
1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi
2) Pembagian
beban pekerjaan total secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang.
3) Pengadaan
dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinakan pekerjaan
para anggota organisasi menjadi
kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Aspek-aspek organisasi dan
proses pengorganisasian:
1)
Pembagian
kerja
2)
Departementalisasi
3)
Bagan
organisasi formal
4)
Rantai
perintah dan kesatuan perintah
5)
Tingkat
hirarki manajemen
6)
Saluran
komunikasi
7)
Penggunaan
komite
8)
Rentang
Manajemen dan kelompok informal yang tak dapat dihindarkan
b.
Tujuan
Pengorganisasian
Tujuan pengorganisasian
adalah tugas - tugas yang diberikan kepada anggota organisasi dapat
dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan diharapkan dengan tugas setiap
anggota organisasi dapat meningkatkan keterampilannya secara khusus dalam
menangani tugas-tugas yang dibebankan. Tujuannya adalah :
1)
Membantu
koordinasi
2)
Memperlancar
pengawasan
3)
Maksinalisasi
manfaat
4)
Penghematan
biaya
5)
Meningkatkan
kerukunan
c.
Struktur
Organisasi
Struktur organisasi
menggambarkan “mekanisme-mekanisme
formal organisasi dikelola”. Kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan-hubungan di antara fungsi, bagian, posisi, dan orang-orang yang
menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi adalah
susunan komponen-komponen (unit kerja) dan hubungan antara tiap bagian secara
posisi yang ada pada perusahan dalam menjalin kegiatan oprasional untuk
mencapai tujuan. Struktur organisasi menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau
kegiatan. Pekerjaan dibagi, dikelompokan dan dikordinasikan (integrasi) secara
formal
d.
Perancangan
Struktur Organisasi
Faktor-faktor penentu perancangan
struktur organisasi adalah sbb:
1)
Strategi
organisasi
2)
Teknologi
yang digunakan
3)
Anggota
dan orang-orang yang terlibat
4)
Ukuran
organisasi
Unsur-unsur struktur
organisasi:
1)
Spesialisasi
kerja
2)
Standarisasi
3)
Koordinasi
4)
Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan
5)
Besaran/ukuran
satuan kerja
e.
Bagan
Organisasi
Bagan organisasi membentuk
struktur organisasi, bagan organisasi adalah bagan yang memperlihatkan adanya
saling keterkaitan berbagai posisi pada suatu organisasi dalam pengertian
wewenang dan tanggung jawabnya, pada dasarnya terdapat tiga pola organisasi,
yaitu organisasi lini, organisasi fungsional, dan organisasi lini dan staff.
Bagan organisasi menggambarkan lima
aspek utama struktur organisasi, sbb:
1)
Pembagian
kerja;
2)
Manajer
dan bawahan (rantai perintah);
3)
Tipe
pekerjaan yang dilaksanakan;
4)
Pengelompokan
segmen-segmen pekerjaan; dan
5)
Tingkatan
manajemen.
Keuntungan bagan organisasi:
1)
Memberikan
gambaran bagaimana organisasi disusun
2)
Manajer,
bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas
3)
Untuk
menangani masalah khusus
4)
Menunjukan
posisi seseorang dapat ditemukan.
5)
Dapat
menunjukan potensi kelemahan organisasi
Kelemahan bagan organisasi:
1)
Masih
banyak hal yang tidak jelas dan tidak ditunjukan.
2)
Tidak
menunjukan berapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab.
3)
Tidak
menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasi
f.
Bentuk
bagan organisasi
Menurut Henry G. Hodges, Management
principles, prantice and problem, terdapat 4 (empat) bentuk, yaitu:
1)
Bentuk
pyramid
2)
Bentuk
vertical
3)
Bentuk
horizoltal
4)
Bentuk
lingkaran
Gambar 5 - Bagan Organisasi Bentuk Piramida
Gambar 6 - Bagan Organisasi Vertikal
Gambar 7 - Bagan Organisasi Horizontal
Gambar 8 - Bagan Organisasi Melingkar
3. Pelaksanaan - Pengarahan
Aktivitas fungsi manajemen
selanjutnya adalah actuating atau pelaksanaan atau pengarahan, merupakan
aktivitas terpenting dalam konsep manajemen dan mengarah kepada hubungan
manusia di dalam organisasi. Sedangkan, Pengarahan di definisiakan sebagai proses
menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi ke arah yang tepat. Arah
yang dapat menghantarkan pada tercapainya tujuan dari system manajemen.
Kemudian, menurut
pendapat, George R. Terry, mengemukakan bahwa actuating adalah usaha
menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin
mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dengan demikian, pelaksanaan
(actuating) merupakan suatu upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi
kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap
karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas
dan tanggung jawabnya
a.
Komponen
Proses Pengarahan
Pada pengarahan terdapat
konsep mempengaruhi orang lain, atau disebut dengan istilah influencing ,
kemampuan ini akan menentukan keberhasilan seorang manajer. Dalam proses
pengarahan perlu melibatkan empat komponen, yaitu:
1)
Memimpin;
2)
Memotivasi;
3)
Mempertimbangkan
kelompok – kelompok; dan
4)
Berkomunikasi.
Gambar 9 - Komponen dalam Proses
Pengarahan
b. Prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek
hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk
bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk
mencapai tujuan.
Dalam manajemen,
pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia,
menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Pengarahan
yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
1) Prinsip mengarah pada
tujuan
Bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
2) Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk
dapat memenuhi kebutuhannya yang kemungkinan tidak sama dengan tujuan
perusahaan. Hal ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi
yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara
yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan
baik dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai
tujuan organisasi.
3) Prinsip
kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Jika para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
c.
Elemen
Pengarahan
Elemen-elemen pengarahan
yang dapat digunakan dalam manajemen untuk mengarahkan karyawan agar sesuai
dengan tujuan perusahaan dan pencapaian tujuan perusahaan efektif dan efisien. Elemen-elemen
pengarahan sebagai berikut:
1)
Coordinating
Menurut pendapat George R.
Terry, merupakan fungsi yang harus di lakukan oleh seorang manajer dapat
melakukan komunikasi dari berbagai kepentingan dan perbedaan kepentingan
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
2)
Motivating
George R. Terry memberikan
pandangan bahwa motivasi merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen
perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang baik dan gaji yang cukup maka
kinerja para karyawan dalam perusahaan akan optimal dan efektif.
3)
Communication
Menurut pendapat George R.
Terry, komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat di perlukan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan
menimbulakan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan menumbuhkan sikap
teamwork yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.
4)
Commanding
Pemberian perintah harus
di perhitungkan dan di pertimbangkan agar memberikan efek atau pengaruh positif
di dalam perusahaan. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, Dengan pengarahan yang baik
dari para atasan dengan visi dan misi yang jelas dari suatu manajer perusahaan
dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan, teamwork yang baik dan
dapat memunculkan decision maker yang bagus. Decision maker dan teamwork dalam
suatu perusahaan adalah kunci kesuksesan dalam mencapai tujuan perusahaan
seefektif dan seefisien mungkin.
Menurut pendapat George R. Terry,
bahwa fungsi actuating/pengarahan tercakup dalam lima sub fungsi manajemen
yaitu: Communicating, Leading, Directing,
Motivating dan Facilitating.
d.
Tahapan
Pengarahan
Pengarahan merupakan
fungsi manajemen yang penting dan langsung berhubungan dengan karyawan di dalam
organisasi. Dalam pengarahan seorang atasa dapat memberikan pengarahan dalam
tiga tahap, yaitu:
a)
Memberikan
motivasi, inspirasi, semangat atau dorongan kepada setiap karyawan untuk
bekerja sesuai harapan untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Muninjaya, hal
ini disebut dengan motivasi, motivasi merupakan proses seorang manajer
merangsang bawahan untuk bekerja dalam rangka upaya mencapai sasaran organisasi
sebagai alat untuk memuaskan keinginan pribadi.
b)
Menurut
Nuraida; memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pemberian Pendidikan
dan pelatihan.
c)
Pengarahan
yang dilakukan dengan memberikanpetunjuk yang benar, jelas dan tegas. Menurut
Muninjaya bahwa saran atau instruksi kepada sta dalam pelaksanaan tugas har
diberikan dengan jelas agar setiap tugas dapat dilaksanakan dengan baik terarah
kepada tujuan yang sudah ditetapkan.
d)
Menurut
Herujito; bahwa berkomunikasi secara efektif.
4. Pengendalian
Pengendalian merupakan
fungsi manajemen yang menentukan proses manajemen dan keterampilan yang harus
di miliki oleh seorang manajer. Pengendalian merupakan proses pemantauan
aktivitas untuk menjamin bahwa standar dapat dilaksanakan sesuai dengan yang
direncanakan dan melakukan langkah koreksi terhadap penyimpangan yang berarti.
Adapun yang menjadi ukuran
pengendalian adalah standar. Standar merupakan pedoman atau tolak ukur atau
perbandingan yang ditetapkan untuk dasar pengukuran atau suatu pernyataan mengenai
hasil yang diharapkan. Fungsi dari fungsi pengendalian adalah sbb:
a)
Untuk
mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian
secara rutin, ketegasan dan pengawasan dan dengan pemberian sanksi terhadap
terjadinya penyimpangan.
b)
Memperbaikan
setiap penyimpangan yang terjadi, dengan pengendalian dapat diusahakan cara-cara
perbaikan, terutama terdapa penyimpangan yang sudah terjadi.
c)
Dibuat
organisasi dinamis, dengan pengendalian diharapkan dapat mencegah dan
mengurangi tingkat penyimpangan yang terjadi dan dapat mencegah terjadi
penyimpangan.
d)
Mempertebal
rasa tanggung jawab, harapannaya adalah setiap karyawan memiliki rasa tanggung
jawab terhadap pekerjaan, dengan adanya system pengendalian.
a. Jenis Pengendalian
Pengendalian dalam
manajemen mengikuti pola pada proses system, yaitu input, proses dan output.
Jenis pengendalian yang memfokuskan pada proses sistem, adalah sbb:
1)
Metode
pengendalian umpan maju
2) Metode
ini disebut dengan istilah pengedalian untuk mengantisipasi masalah sebelum
terjadi. Metode ini dengan membuat berbagai standar kualitas dan kuantitas
terdapat berbagai input – masukan. Manajer harus sudah membuat standar mutu
untuk menghindari penyimpangan.
3)
Metode
pengendalian berjalan atau bersamaan
4) Dikenal
dengan istilah mengelola masalah pada saat terjadi, metode ini memerlukan
standr perilaku, kegiatan dan pelaksanaan atau prosedur dari setiap aktivitas.
Dibutuhkan hasil observasi dari first line manager. Tindakan korektif –
perbaikan ditujukan kepada perbaikan kualitas dan kuantitas sumber daya dan
operasi perusahaan.
5)
Metode
pengendalian umpan balik.
Metode ini disebut juga mengelola
masalah setelah terjadi, dengan menentukan standar kualitas dan kuantitas
terhadap setiap output – keluaran. Tindakan korektif di lakukan setelah output
dikembalikan oleh konsumen.
b.
Proses
Pengendalian
Proses pengendalian
merupakan pengukuran kemajuan kegiatan berdasarkan perencanaan yang telah di
tetapkan dalam rangka tujuan organisasi dan dievaluasi dan mencari alternatif
pemecahan untuk menyelesaikan masalah. Proses pengendalian terdiri dari empat
langkah, yaitu:
1)
Penentapan
standar kinerja, target sebagai dasar untuk evaluasi.
2)
Pengukuran
prestasi atau kinerja nyata.
3)
Membandingak
kinerja nyata dengan standar kinerja yang ditetapkan.
4)
Mengevaluasi
hasil dan melakukan tindakan koreksi jika standar tidak tercapai.
c. Sistem Pengendalian yang Efektif
Sistem pengendalian yang
dapat dikatakan diandalkan dan efektif mempunyai karakteristik tertentu yang
sifatnya relative dan memilik ciri-ciri sebagai berikut:
1)
Akurat;
Informasi tentang hasil prestasi kerja harus akurat. Mengevaluasi ketepatan
informasi yang diterima merupakam salah satu tugas pengendalian paling penting
yang dihadapi manajer.
2) Tepat
waktu; Informasi hendaknya segera dimanfaatkan untuk pengambilan tindakan yang
tepat terhadap suatu masalah agar menghasilkan perbaikan
3) Objektif
dan komprehensif; Informasi yang akan digunakan untuk pengawasan harus dapat
dipahami dan dianggap objektif. Sistem informasi yang sulit dipahami akan
mengakibatkan kesalahan yang sebenarnya tidak perlu terjadi.
4)
Dipusatkan
pada titik pengendalian strategis; Pengendalian harus dipusatkan pada area di
mana kemungkinan terjadinya penyimpangan relatif banyak, juga pada area di mana
tindakan koreksi dilaksanakan dalam waktu serta tempat yang tepat hingga
efektif.
5)
Ekonomis;
Biaya pengendalian hendaknya lebih sedikit atau paling banyak sama dengan
keuntungan yang diperoleh dalam sistem itu. Caranya ialah bahwa pengeluaran
hendaknya minimal dengan hasil yang hendaknya optimal.
6) Realistis
dari organisasi; Sistem pengendalian harus dapat di gabungkan dengan realitas
organisasi.
7) Fleksibel;
Secara umum semua organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil sehingga
perubahan-perubahan yang terjadi perlu diantisipasi. Bentuk antisipasi ini
perlu didampingi dengan pengawasan agar jalannya organisasi tetap sesuai dengan
harapan.
8) Perspektif
dan operasional; Sistem pengawasan yang efektif harus dapat mengidentifikasikan
tindakan korektif apakah yang perlu diambil. Informasi harus sampai dalam
bentuk yang umum di tangan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengambil
tindakan yang diperlukan itu.
9) Diterima oleh anggota organisasi; Bahwa sistem pengendalian dapat menghasilkan perstasi kerja yang tinggi di kalangan para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki oto
DAFTAR PUSTAKA
Daft,
Richard. 2003. Manajemen, Edisi ke-5.
Jilid 1 dan 2. Jakarta: Erlangga
Dimas.
2010. Dasar-dasar Manajemen Actuating.
Bandung: STPB
F.
Delmar dan S. Shane. Does Business
Planning Facilitate the Development of New Ventures. Strategic Management Journal,
December 2003, pp. 1165-1185.
Griffin,
Ricky W., and Ebert, Ronald J. 2006. Business,
8th edition. New Jersey: Pearson Education Inc.
Griffin.
2005. Fundamental of Management, 4th Ed.,
Houghton Mifflin Company
Madura,
Jeff. 2007. Introduction to Business, 4th
edition. USA: South-Western College Publishing,
Mosley,
Donald C. dan Paul H. Pietri. 1975. The
Art of Working With and Through People.
Hanafi,
Mamduh M. 2003. Manajemen. Edisi
Revisi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN
N.
Nuryesrnan M. 1996. Moral dan Etika Dalam
Dunia Bisnis, Bank dan Manajemen, Jakarta
Robbins,
S. and Coulter, M. 2002. Management, 7th
Ed. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Upper Sadle River
Komentar
Posting Komentar